Algemene voorwaarden

1. Definities

In deze voorwaarden hebben de volgende begrippen deze betekenis:

• Wij / FiscalDesk: VirtuoLab, die het platform FiscalDesk ontwikkelt, aanbiedt en beheert.
• Kantoor: de onderneming (bijvoorbeeld een boekhoud- of administratiekantoor) die een account voor FiscalDesk aanmaakt en het platform gebruikt voor de eigen administratie of die van haar klanten.
• Klant van het kantoor: de ondernemer van wie het kantoor de administratie in FiscalDesk voert.
• Gebruiker: iedere persoon die namens het kantoor, of als klant van het kantoor via de FiscalDesk-app, toegang heeft tot het platform.
• Platform: de webapplicatie op fiscaldesk.nl, de FiscalDesk-app voor iPhone, de e-mailinboxen voor facturen en alle bijbehorende functies.
• Administratie: de boekhouding van één onderneming in het platform, met de bijbehorende documenten, boekingen, relaties en instellingen.
• Gegevens: alle documenten, boekingen en andere informatie die het kantoor, zijn gebruikers of zijn klanten in het platform opslaan of laten verwerken.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op het aanmaken van een account, op ieder gebruik van het platform en op alle overeenkomsten tussen ons en het kantoor.

FiscalDesk is bedoeld voor zakelijk gebruik. Het kantoor handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Algemene voorwaarden van het kantoor zijn niet van toepassing, tenzij wij die schriftelijk hebben aanvaard.

Afwijkende afspraken gelden alleen als ze schriftelijk (ook per e-mail) zijn vastgelegd. Is een bepaling ongeldig, dan blijven de overige bepalingen gelden en vervangen we de ongeldige bepaling door een bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.

3. Account en toegang

De overeenkomst komt tot stand zodra het kantoor een account aanmaakt en deze voorwaarden accepteert. Degene die het account aanmaakt, verklaart bevoegd te zijn het kantoor te vertegenwoordigen.

Het kantoor bepaalt wie toegang krijgt: medewerkers via het kantoorteam met een rol, en klanten via een uitnodiging voor de FiscalDesk-app. Het kantoor is verantwoordelijk voor het zorgvuldig toekennen en intrekken van die toegang.

• Inloggegevens zijn persoonlijk en worden niet gedeeld. Het kantoor zorgt ervoor dat gebruikers sterke, unieke wachtwoorden gebruiken.
• Handelingen die met de inloggegevens van een gebruiker worden verricht, komen voor rekening van het kantoor.
• Vermoedt het kantoor misbruik van een account, dan meldt het dat direct via info@virtuolab.dev.

4. Gebruik van het platform

Het kantoor gebruikt het platform voor het voeren van administraties en de daarbij horende werkzaamheden. Het kantoor zorgt ervoor dat het de gegevens die het in het platform zet, rechtmatig mag verwerken.

• Het is niet toegestaan beveiliging te omzeilen, toegang te zoeken tot gegevens van andere kantoren, het platform te overbelasten of geautomatiseerd uit te lezen buiten de aangeboden functies om.
• Het is niet toegestaan via het platform bestanden met malware, onrechtmatige inhoud of inhoud zonder relatie met de administratie te verspreiden. Elk bestand wordt bij binnenkomst op virussen gescand; besmette bestanden worden geweigerd.
• Bij misbruik of een ernstig vermoeden daarvan mogen wij de toegang van een gebruiker of het kantoor tijdelijk blokkeren. We informeren het kantoor daarover zo snel mogelijk.

5. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

We spannen ons in om het platform goed beschikbaar en veilig te houden, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze werking. Een vaste beschikbaarheid (SLA) geldt alleen als die schriftelijk is afgesproken.

Gepland onderhoud voeren we zoveel mogelijk buiten kantoortijden uit en kondigen we bij grotere werkzaamheden vooraf aan. De actuele werking van de onderdelen is te zien op de statuspagina.

We mogen het platform doorontwikkelen en functies wijzigen. Vervalt een functie die het kantoor aantoonbaar wezenlijk gebruikt, dan laten we dat vooraf weten.

Ondersteuning bieden we per e-mail via info@virtuolab.dev en via het supportformulier in het dashboard.

6. AI-ondersteuning en verantwoordelijkheid van het kantoor

FiscalDesk gebruikt een AI-model (Claude van Anthropic) om facturen en bonnen uit te lezen. Het platform boekt sluitende facturen automatisch op een grootboekrekening en geeft een boeking het label Controleren of Verdacht als er een afwijking is. Bedragen worden nagerekend en moeten letterlijk in het brondocument terug te vinden zijn.

Automatische verwerking kan fouten bevatten: een verkeerd herkend bedrag, een verkeerde grootboekrekening, een verkeerde btw-behandeling of een gemiste afwijking. FiscalDesk is een hulpmiddel en geen fiscaal, juridisch of accountancy-advies.

• Het kantoor blijft volledig verantwoordelijk voor de administraties die het voert, voor de btw-aangiften, jaarstukken en andere opgaven die het op basis van FiscalDesk opstelt of indient, en voor het advies aan zijn klanten.
• Het kantoor controleert boekingen met een label, en beoordeelt de cijfers en de btw-aangiftevoorbereiding voordat die worden gebruikt of ingediend.
• Het kantoor stelt zelf in welke koppelingen met boekhoudpakketten (zoals SnelStart, Exact Online of Rompslomp) mogen boeken. Boekingen gaan pas live naar een extern pakket nadat het kantoor dat per koppeling uitdrukkelijk heeft bevestigd.

7. Prijzen en betaling

Op dit moment brengen we voor het gebruik van FiscalDesk geen abonnementskosten in rekening.

Voeren we betaalde abonnementen in, dan maken we prijzen en betaalvoorwaarden ten minste dertig dagen vooraf bekend. Het kantoor kan dan voor de ingangsdatum kosteloos opzeggen. Betaalde abonnementen gaan pas in nadat het kantoor daar zelf voor heeft gekozen.

Kosten van derden die het kantoor zelf inschakelt, zoals een abonnement op een boekhoudpakket of een eigen Mollie-account voor betaallinks, vallen onder de voorwaarden van die partij.

8. Gegevens en eigendom

De gegevens zijn en blijven van het kantoor of van zijn klanten. Wij krijgen alleen het recht om de gegevens te verwerken voor zover dat nodig is om het platform te leveren, te beveiligen en te ondersteunen.

Voor persoonsgegevens in de administraties is het kantoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van de overeenkomst.

• Wat FiscalDesk per administratie leert, zoals boekingsregels en de vaste grootboekrekening van een leverancier, blijft bij die administratie en wordt niet gebruikt voor andere kantoren.
• We gebruiken de gegevens niet om AI-modellen te trainen en verkopen geen gegevens aan derden.
• Alle rechten op het platform zelf (software, ontwerp, teksten, merk) blijven bij ons. Het kantoor krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om het platform te gebruiken.

9. Bewaren van administraties

Voor administraties geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen en artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek). Die plicht rust op de ondernemer en het kantoor, niet op FiscalDesk.

FiscalDesk ondersteunt die bewaarplicht: een geboekte factuur die wordt verwijderd, wordt gearchiveerd en tegengeboekt in plaats van gewist, en een administratie met afgesloten perioden wordt pas verwijderd na een uitdrukkelijke bevestiging met het advies eerst een export te maken.

10. Vertrouwelijkheid

Wij behandelen alle gegevens van het kantoor en zijn klanten als vertrouwelijk. Alleen personen die daarvoor bevoegd zijn en die gebonden zijn aan geheimhouding, krijgen toegang, en alleen als dat nodig is voor beheer, beveiliging of een supportvraag van het kantoor.

Het kantoor behandelt informatie over de werking en beveiliging van het platform die niet openbaar is, eveneens als vertrouwelijk.

Deze plicht geldt niet als wij of het kantoor op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak gegevens moeten verstrekken. Als het wettelijk mag, laten we het kantoor dat vooraf weten.

11. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit de overeenkomst of het gebruik van het platform is beperkt tot vergoeding van directe schade. Per gebeurtenis, waarbij samenhangende gebeurtenissen als één gelden, is de vergoeding beperkt tot het bedrag dat het kantoor in de twaalf maanden voor de gebeurtenis aan ons heeft betaald. Heeft het kantoor in die periode niets betaald, dan is de vergoeding beperkt tot € 500.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, boetes of naheffingen, schade door onjuiste aangiften en schade door verminkte of verloren gegevens, voor zover wettelijk toegestaan.

Wij zijn evenmin aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat het kantoor uitkomsten van automatische verwerking niet heeft gecontroleerd, of door storingen bij diensten van derden die het kantoor zelf heeft gekoppeld.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding. Schade moet zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen twaalf maanden na het ontstaan ervan, schriftelijk bij ons worden gemeld.

12. Overmacht

Wij zijn niet gehouden tot nakoming als dat door overmacht niet mogelijk is. Onder overmacht valt onder meer: storingen bij hosting-, telecom- of energieleveranciers, storingen bij banken, de Belastingdienst of andere externe diensten waarvan het platform afhankelijk is, cyberaanvallen ondanks redelijke beveiliging, en maatregelen van overheden.

Duurt de overmacht langer dan dertig dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst opzeggen zonder schadevergoeding.

13. Duur, opzegging en export van gegevens

De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Het kantoor kan op ieder moment opzeggen per e-mail. Wij kunnen opzeggen met een termijn van dertig dagen, of direct als het kantoor deze voorwaarden ernstig schendt of failliet gaat.

• Het kantoor kan op ieder moment de gegevens van een administratie exporteren, waaronder het grootboek, en de originele documenten downloaden.
• Na het einde van de overeenkomst houdt het kantoor nog zestig dagen toegang om gegevens te exporteren. Op verzoek helpen we bij een export in een gangbaar formaat.
• Daarna verwijderen we de gegevens van het kantoor uit de productieomgeving. Kopieën in versleutelde back-ups verdwijnen bij het gewone vervangen van die back-ups.
• Het kantoor zorgt er zelf voor dat het de gegevens bewaart die onder de fiscale bewaarplicht vallen.

14. Wijzigingen van deze voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen maken we ten minste dertig dagen voor de ingangsdatum bekend via het dashboard of per e-mail. Gaat het kantoor niet akkoord, dan kan het de overeenkomst opzeggen vóór de ingangsdatum.

Wijzigingen die nodig zijn vanwege de wet, of die geen nadeel hebben voor het kantoor, kunnen direct ingaan.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.

We proberen een geschil eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij zijn gevestigd.