FiscalDesk

Beveiliging

Gebouwd voor financiële gegevens van anderen.

Een kantoor beheert de administraties van tientallen of honderden ondernemers. Hieronder staat concreet hoe FiscalDesk die gegevens afschermt, controleert en bewaart.

De basis

Waar de gegevens staan en hoe kantoren van elkaar gescheiden zijn.

Hosting in Nederland

Het platform, de database, de documenten en de back-ups staan op een eigen virtuele server bij TransIP in Nederland. Ook factuurmail naar facturen.fiscaldesk.nl komt rechtstreeks op die server binnen.

Gescheiden per kantoor

Elk kantoor is in de database afgeschermd met row-level security van PostgreSQL. De applicatie verbindt met een rol zonder beheerrechten, dus ook een fout in de code kan geen gegevens van een ander kantoor tonen.

Versleuteld onderweg

Website, dashboard, API en app communiceren alleen via HTTPS. Sleutels en tokens van gekoppelde diensten, zoals de bank of een boekhoudpakket, slaan we versleuteld op.

Elk document wordt eerst gecontroleerd

Documenten komen van buiten: van leveranciers, klanten en mailboxen. Daarom vertrouwt FiscalDesk ze pas na controle.

Virusscan op ieder bestand

Elk document, of het nu via upload, e-mail of de app binnenkomt, wordt met ClamAV gescand voordat het wordt geopend. Besmette bestanden worden geweigerd.

Inhoud, geen bestandsnaam

Het bestandstype wordt bepaald op de inhoud. Dubbele bestanden worden herkend op hun vingerafdruk. PDF, JPG, PNG en e-facturen (UBL-XML) tot 20 MB worden geaccepteerd.

Veilige factuurinbox

HTML in binnenkomende mail wordt niet uitgevoerd en links worden niet opgehaald. De afzender wordt niet vertrouwd: het adres bepaalt de administratie, de inhoud bepaalt de leverancier.

Toegang

Wie wat mag zien, bepaalt het kantoor.

Rollen in het kantoorteam

Medewerkers zien en doen alleen wat hun rol toestaat. Klanten in de app zien alleen de administraties waarvoor het kantoor hen heeft uitgenodigd.

Inloggen en sessies

Wachtwoorden worden alleen als hash opgeslagen. Inloggen en openbare onderdelen zijn beschermd tegen massaal proberen. Een herstellink werkt maar beperkte tijd en vervalt na gebruik.

De iPhone-app

Het toegangstoken staat in de iOS-sleutelhanger. De app bevat geen tracking, advertenties of analysesoftware, en de camera wordt alleen gebruikt om te scannen.

Continuïteit en verantwoording

Nachtelijke back-up

Iedere nacht maken we een versleutelde back-up. Het platform controleert zelf of de laatste back-up is gelukt en waarschuwt als dat niet zo is.

Auditlogboek

Belangrijke handelingen, zoals het verwijderen van een administratie of het koppelen van een boekhoudpakket, worden vastgelegd in een logboek dat achteraf niet kan worden aangepast.

Bewaarplicht ingebouwd

Een geboekte factuur die wordt verwijderd, wordt gearchiveerd en tegengeboekt in plaats van gewist. Zo blijft de administratie zeven jaar controleerbaar.

AI en externe diensten

FiscalDesk gebruikt een paar externe diensten. Die schakelen we bewust en beperkt in.

  • Facturen worden uitgelezen met Claude van Anthropic. Eerst halen we op onze eigen server de tekst uit het document; alleen die tekst gaat naar Anthropic, niet het bestand. Anthropic verwerkt die gegevens in de Verenigde Staten.
  • Elk bedrag dat de AI teruggeeft, moet letterlijk in het document staan. Klopt dat niet, dan krijgt de boeking het label Verdacht. De AI kan dus geen bedrag verzinnen dat ongemerkt in de administratie belandt.
  • We gebruiken de gegevens van kantoren niet om AI-modellen te trainen.
  • Servicemail, zoals uitnodigingen en wachtwoordherstel, versturen we via Resend.
  • Bankkoppelingen lopen via Enable Banking (PSD2); het kantoor of de ondernemer geeft daarvoor zelf toestemming bij de bank, voor maximaal 180 dagen.
  • Koppelingen met SnelStart, Exact Online en Rompslomp gaan pas live boeken nadat het kantoor dat per koppeling uitdrukkelijk bevestigt.
  • Alle dienstverleners, met hun doel en locatie, staan in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.

Een kwetsbaarheid gevonden?

Denk je een beveiligingsprobleem in FiscalDesk te hebben gevonden, meld het dan zo snel mogelijk via info@virtuolab.dev. Beschrijf wat je hebt gevonden en hoe we het kunnen nagaan.

Gebruik het lek niet verder dan nodig is om het aan te tonen, bekijk of wijzig geen gegevens van anderen, en maak het niet openbaar voordat het is opgelost. Dan behandelen we je melding vertrouwelijk en houden we je op de hoogte van de oplossing.

Vragen over beveiliging of de AVG?

We denken graag mee over de vragenlijst van je kantoor of je eigen privacybeleid.

Neem contact opVerwerkersovereenkomst