Privacyverklaring

1. Wie wij zijn en welke rol we hebben

FiscalDesk wordt aangeboden door VirtuoLab. FiscalDesk is een boekhoudplatform voor boekhoudkantoren: kantoren voeren er de administraties van hun klanten in, en die klanten kunnen met de FiscalDesk-app bonnen en facturen insturen.

Bij het verwerken van persoonsgegevens hebben we twee rollen:

• Verwerker. Voor alles wat een kantoor in FiscalDesk vastlegt (administraties, documenten, boekingen, bankgegevens, relaties en de accounts van klanten in de app) is het kantoor verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van het kantoor, volgens de verwerkersovereenkomst. Ben je klant van een kantoor en heb je een vraag over je administratie, neem dan eerst contact op met je kantoor.
• Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die we zelf nodig hebben om FiscalDesk te leveren en te beveiligen, zoals het account van het kantoor en zijn medewerkers, inloggegevens, beveiligingslogboeken, supportvragen en contact via e-mail, zijn wij verantwoordelijk.

2. Welke gegevens we verwerken

3. Doelen en grondslagen

Voor de gegevens waarvoor we verwerkingsverantwoordelijke zijn, gelden de volgende doelen en grondslagen (artikel 6 AVG). Gegevens in de administraties verwerken we alleen voor het leveren van FiscalDesk aan het kantoor, in opdracht van het kantoor.

4. Verwerking met AI

FiscalDesk leest facturen en bonnen uit met het AI-model Claude van Anthropic. Eerst wordt op onze eigen server de tekst uit het document gehaald, zo nodig met tekstherkenning (OCR). Alleen die tekst gaat naar Anthropic, niet het bestand zelf. Anthropic geeft de herkende gegevens terug, zoals leverancier, factuurnummer, datum, regels en btw.

Daarna rekent FiscalDesk de bedragen na en controleert het of elk bedrag letterlijk in het document staat. Het platform kiest de grootboekrekening op basis van de regels en de historie van die administratie. Is de AI-dienst niet beschikbaar, dan valt FiscalDesk terug op de eigen tekstherkenning.

Anthropic gebruikt volgens zijn zakelijke voorwaarden gegevens die via de API worden aangeboden niet om zijn modellen te trainen. Ook wij gebruiken de gegevens niet om AI-modellen te trainen.

Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming over personen zoals bedoeld in artikel 22 AVG. De AI verwerkt boekhoudkundige documenten. De beoordeling van de administratie blijft bij het kantoor.

5. Bewaartermijnen

• Accountgegevens van kantoren en medewerkers bewaren we zolang het account bestaat. Na het einde van de overeenkomst heeft het kantoor zestig dagen om gegevens te exporteren; daarna verwijderen we ze.
• Gegevens in de administraties bewaren we zolang het kantoor dat bepaalt, binnen de looptijd van de overeenkomst. Voor administraties geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar (artikel 52 AWR en artikel 2:10 BW). Een geboekte factuur die wordt verwijderd, archiveert FiscalDesk daarom tot het einde van die termijn.
• Documenten die met de app zijn ingestuurd, horen bij de administratie van het kantoor en blijven daar, ook als je je app-account verwijdert.
• Het auditlogboek bewaren we zolang dat nodig is voor beveiliging en verantwoording, en uiterlijk tot de administratie of het account is verwijderd.
• Supportvragen en e-mail bewaren we zolang dat nodig is om de vraag af te handelen, en daarna maximaal twee jaar.
• Versleutelde back-ups worden doorlopend vervangen door nieuwere. Verwijderde gegevens verdwijnen daarmee ook uit de back-ups.

6. Ontvangers en subverwerkers

We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor marketing. We schakelen de volgende dienstverleners in, met wie we afspraken hebben gemaakt over vertrouwelijkheid en beveiliging:

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

FiscalDesk zelf, met de database, de documenten en de back-ups, draait op servers in Nederland. Twee dienstverleners verwerken gegevens in de Verenigde Staten: Anthropic, voor het uitlezen van factuurtekst, en Resend, voor het versturen van servicemail.

Voor die doorgifte gelden passende waarborgen zoals bedoeld in hoofdstuk V van de AVG: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of een certificering van de dienstverlener onder het EU-VS Data Privacy Framework. Op verzoek geven we meer informatie over de waarborgen per dienstverlener.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Een greep daaruit:

• Elk kantoor is in de database afgeschermd met row-level security in PostgreSQL. Een kantoor kan technisch alleen bij zijn eigen gegevens.
• Alle verbindingen lopen versleuteld via HTTPS. Wachtwoorden slaan we op als hash; koppelingssleutels en toegangstokens van externe diensten worden versleuteld opgeslagen.
• Elk geüpload of gemaild bestand wordt eerst op virussen gescand (ClamAV) voordat het wordt verwerkt.
• Iedere nacht maken we een versleutelde back-up, en de werking van het platform en de back-ups wordt automatisch bewaakt.
• Medewerkers van het kantoor zien alleen wat hun rol toestaat. Belangrijke handelingen worden vastgelegd in een auditlogboek.

9. De FiscalDesk-app voor iPhone

De FiscalDesk-app is bedoeld voor klanten van een kantoor dat met FiscalDesk werkt. Je kunt alleen inloggen na een uitnodiging van je kantoor. Voor de gegevens in de app is je kantoor verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.

• Gegevens die de app verwerkt: je naam, e-mailadres en gebruikers-ID, de foto's, scans en PDF-bestanden die je instuurt, en de financiële gegevens op die documenten.
• De app gebruikt de camera alleen als jij een document scant. Kies je een bestaande foto of een bestand, dan krijgt de app alleen toegang tot wat je zelf kiest.
• Je toegangstoken wordt bewaard in de iOS-sleutelhanger (Keychain) van je iPhone.
• De app volgt je niet: er zit geen tracking, geen advertenties en geen analysesoftware van derden in, en we delen geen gegevens met databrokers.
• Wat je instuurt, gaat naar de administratie bij je kantoor en wordt daar verwerkt zoals in deze verklaring beschreven, inclusief het uitlezen met AI.
• Je kunt je account in de app verwijderen via Account › Account verwijderen. Je toegang wordt dan direct ingetrokken en je naam, e-mailadres en wachtwoord worden uit je account verwijderd. Documenten die je al hebt ingestuurd, blijven bij je kantoor vanwege de fiscale bewaarplicht.

10. Cookies en lokale opslag

FiscalDesk plaatst geen tracking- of advertentiecookies en gebruikt geen analysediensten. Voor het inloggen en een paar voorkeuren gebruiken we de lokale opslag van je browser. In het cookiebeleid staat precies wat we opslaan.

11. Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken.
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
• Beperking van de verwerking.
• Overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen.
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

12. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als FiscalDesk of de wet verandert, bijvoorbeeld als we een nieuwe dienstverlener inschakelen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we kantoren vooraf.